監理人員的簽字，與其個人的職責和工作內容有關，也和具體的記錄要求有關。為了指導監理人員正確地簽好字，特編制本指南。
1、“開工報告”審查意見填寫：施工準備工作完成，同意開工。
2、“工程項目施工企業主要管理人員名單”審查意見填寫：同意資格審查。
3、“施工組織設計（施工方案）報批表”監理單位審查意見填寫：經審查該施工組織設計符合有關規范標準和圖紙及合同要求，同意按此施工組織設計實施。
4、“施工技術交底記錄”監理單位檢查結論填寫：符合要求。
5、“新材料、新工藝、新技術、新設備應用申報審批表”審查意見填寫：同意。
6、“隱蔽工程驗收記錄”監理單位驗收結論填寫：同意隱蔽，進入下道工序。
7、“工程報驗單”監理單位意見填寫：符合設計要求和規范規定，驗收合格。
8、“工程竣工驗收報驗單”監理單位意見填寫：經預驗收，本工程符合我國現行法律、法規、設計文件和有關質量驗收規范、標準及施工合同要求。本工程預驗收合格。
9、“主要設備開箱檢驗記錄”核查結論填：同意施工單位檢驗結果。
10、“分項、分部（子分部）工程通過驗收各方會簽表”結論填寫：各子分部工程均符合施工質量驗收規范要求；質量控制資料及安全和功能檢驗（檢測）報告齊全，合格；觀感質量好。
11、“單位（子單位）工程竣工驗收參加各方對工程質量的評價書”結論填寫：單位工程竣工驗收合格。
12、“××工程觀感質量檢查記錄”核查結論填寫：同意施工單位檢查結果，驗收合格。
13、“施工現場質量管理檢查記錄”核查結論填寫：經核查，上述項目符合要求。
14、“××分項工程質量驗收記錄”監理單位驗收結論欄填寫：合格。驗收結論欄填寫：同意施工單位檢查結論，驗收合格。
15、“子分部工程質量驗收記錄”分項工程名稱欄驗收意見填寫：各子分部工程驗收合格；質量控制資料欄填驗收意見填寫：各子分部工程質量控制資料齊全；安全和功能檢驗報告欄填寫：同意施工單位評定；觀感質量驗收欄填寫：同意施工單位評定；監理單位欄填寫：各子分部工程均符合規范要求，質量控制資料及安全和功能檢驗（檢測）報告齊全，合格，觀感質量良好，同意施工單位評定結果，驗收合格。
16、“單位（子單位）工程質量竣工驗收記錄”驗收結論在分部工程欄填寫：經各專業分部工程驗收，工程質量符合驗收標準；質量控制資料欄填寫：質量控制資料經檢查共×項符合有關規范要求；安全和主要使用功能及抽查結果欄填寫：安全和主要使用功能共檢查×項符合要求，抽查其中×項使用工程均滿足；觀感質量驗收欄項填：觀感質量驗收為好；綜合驗收欄填寫：經對本工程綜合驗收，各分項分部工程符合設計要求，施工質量均滿足有關質量驗收規范和標準要求，單位工程竣工驗收合格。
17、“單位（子單位）工程質量控制資料核查記錄”結論欄填寫：通過工程質量控制資料核查，該工程資料齊全，有效，各種施工試驗，系統調試記錄等符合有關規范規定，同意竣工驗收。
18、“單位（子單位）工程安全和功能檢驗資料檢查及方案抽查記錄”抽查結果填：合格；結論欄填：對本工程安全、功能資料進行核查，基本符合要求，對單位工程的主要功能進行抽樣檢查，其檢查結果合格，滿足使用功能，同意竣工驗收。
19、“單位（子單位）工程觀感質量檢查記錄”質量評估欄：在好或一般格內打對號；觀感質量綜合評價：好；結論填工程觀感質量綜合評價：好，驗收合格。
1、“鋼結構××工程質量控制資料核查表”監理單位檢查結論填寫：該工程資料齊全、有效，各種施工試驗，施工記錄等符合規范要求。
2、“原材料、鋼構件、配件進場檢查驗收記錄匯總表”監理核驗結論填寫：合格；監理單位檢查結論填寫：記錄匯總齊全，符合要求。
3、“原此材料、鋼構件、配件進場檢查驗收記錄”驗收結果填寫：合格；監理單位核驗結論填寫：符合設計要求及《鋼結構工程施工質量驗收規范》（GB50205）的規定。
4、“原材料、鋼構件、配件合格證明文件匯總表”監理單位檢查結論填寫：××合格證明文件齊全，檢查合格。
5、“檢驗報告、復驗、復驗報告匯總表”監理單位檢查結論填寫：檢查所匯總××質量檢驗報告文件齊全，復試結果合格。
6、“鋼結構分部（子分部）工程有關安全及功能的檢驗和見證的檢測項目檢查記錄”監理單位核查結論填寫：有關安全及功能檢驗和見證測試項目檢查齊全。
7、“焊接材料（焊條、焊絲、焊劑）烘焙記錄”監理單位檢查結論項填寫：符合要求。
8、“另、配件預（后）熱處理記錄”監理單位檢查結論填寫：符合要求。
1、“屋面淋水蓄水試驗記錄”監理結論填寫：符合設計及規范要求。
2、“地下室防水效果檢查記錄” 監理結論填寫：符合設計及規范要求。
3、“衛生間、廚房、陽臺及其他有防水要求的地面潑水、蓄水試驗記錄” 監理結論填寫：符合設計及規范要求。
4、“抽氣（風）道檢查記錄”結論項填：符合設計及規范要求。
5、“幕墻及外窗氣密性、水密性、耐風壓檢測報告結論匯總表”對檢測報告的結論填：檢測結果合格。
6、“開工至竣工沉降觀察記錄”結論填寫：符合要求。
7、“民用建筑工程室內環境檢測報告結論匯總表”對檢測報告的結論填寫：該工程室內環境質量合格。
1、凡分項工程檢驗批質量驗收記錄表遇到監理單位驗收意見欄填寫：合格；監理單位驗收結論填寫：經檢查符合設計及規范要求，驗收合格。
2、凡分項工程檢驗批質量驗收記錄表遇到監理單位驗收記錄欄填寫：經檢查，符合設計及規范要求；監理單位驗收結論欄填寫：同意施工單位評定結果，驗收合格。
1、凡工程項目用表應統一使用省表或市表，不得混用；省市表不夠用時自制表要報省市站備案。
2、表頭工程名稱欄：應填寫工程名稱的全稱，與合同或招投標文件中工程名稱一致。
3、工程名稱各責任主體名稱應寫全稱，與合同簽章上的單位名稱相同，項目負責人欄應填寫：合同書上簽字人或簽字人以文字形式委托的代表人一致。
4、核對各種材料的內容，數據及驗收的簽字是否真實、完整、規范。
5、表格中無項目內容時要打斜線；對定性項目當符合規范要求時應打對號標注，當不符合規定時應采用打叉的方法標注。
6、工程資料采用A4幅面紙打印，簽字欄不得打印，由各簽字人分別簽字，不得由資料員代替。簽字必須清晰可以辨認。
7、工程資料書寫簽字應使用耐久性強的碳素墨水、藍黑墨水書寫，不得使用易褪色的紅色、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆等書寫。
8、凡審核不合格資料監理人員應及時退回，要求報驗單位限期整改。
9、堅持工程資料填制與工程進展同步原則。